Автоматизация - умные инвестиции или безумные затраты?
«Измеряй все доступное измерению и делай доступным все недоступное ему»
Галилео Галилей
Уважаемые читатели, с первых же фраз поясню: термин «автоматизация» в заголовке статьи обозначает автоматизацию ведения учета и связанных с ним бизнес-процессов.
Прежде чем начать считать расходы на автоматизацию и анализировать ее результат, давайте попытаемся понять, что означает термин «автоматизация» и как его интерпретируют разные сотрудники предприятия:
- С точки зрения IT-службы:
- это установка программного обеспечения на рабочие места пользователей, с помощью которого будет собираться, храниться и анализироваться разного рода информация: остатки по складскому учету, перечень договоров на согласовании, маршруты по движению автотранспорта, бухгалтерский баланс и так далее. - Для рядовых исполнителей
- это дополнительная нагрузка по вводу информации в систему и исключение возможности «вуалирования» проблем на рабочих местах. - Для инициатора этого процесса (чаще всего топ-менеджера)
- это улучшение бизнес-процессов предприятия, повышение эффективности, оптимизация затрат и возможность получения «правдивой» информации для принятия решений, желательно совпадающей с реальным состоянием дел. - Для собственника
- это дополнительные затраты, которые позволят сделать компанию лучше, а в дальнейшем увеличить прибыль.
Значение слова «автоматизация» для линейных руководителей
– это большая красная кнопка на экране компьютера, с помощью которой можно получить полный анализ деятельности подразделения, и дополнительный «напряг» при внедрении, чтобы заставить людей вносить информацию в программу.
Значение слова «автоматизация» для «правильного внедренца» - это:
- Очень подробное обследование бизнес-процессов клиента, относящихся к предметной области, для понимания принципов его работы;
- Аудит бизнес-процессов на соответствие действующему законодательству и нахождения «дырок и нестыковок» в процессах;
- Подбор наиболее подходящего программного продукта для автоматизации бизнес-процессов и анализ соответствия его бизнес-процессу клиента;
- Настраивание оптимальных бизнес-процессов по предметной области (в том числе изменение организационной структуры, корректировка должностных обязанностей, обучение сотрудников работе в новом регламенте, получение актуальных данных по предметной области из программного продукта).
В связи с тем, что понимание термина «автоматизации» у разных групп сотрудников предприятия различное, то соответственно разные цели будут преследоваться и разные результаты будут ожидаться.
К осознанию необходимости автоматизации предприятие может идти не один год… Потому что:
«Считать - дороже, чем не считать.
Если не считать - может стать меньше.
Если считать – больше может не стать»
Теперь перейдем к основному вопросу, вынесенному в заголовок статьи: Автоматизация - это «умные» инвестиции или «безумные» затраты.
Не открою тайны, если скажу, что все зависит от цели, которую преследует предприятие, начиная автоматизацию. Чаще всего предприятие ждет от автоматизации правильно и качественно выстроенных бизнес-процессов, что поможет в дальнейшем более эффективно управлять предприятием.
Просчитать эффект от вложения денег и окупаемость проекта по автоматизации, не понимая какого результата необходимо добиться, практически невозможно. Если же цель достаточно очевидна, то проведя даже не слишком глубокий функционально-стоимостной анализ бизнес процессов, которые будут участвовать в автоматизации, можно достаточно точно просчитать выгоды и период окупаемости проекта.
Даже если предприятие не может четко сформулировать цель, то выяснить направление, в котором оно хочет двигаться с помощью автоматизации или причину автоматизации, фирма-внедренец должна выяснить перед внедрением программного продукта:
Поэтому в зависимости от стратегических целей, предприятие будет менять направление своего развития и задачи автоматизации тоже будут меняться.
В следующей таблице приведены примеры связей целей предприятия с задачами, которые поможет решить автоматизация:
Очевидно, что приобретение и установка выбранного программного продукта не приведет к достижению цели предприятия.
Кроме того, добиться конкретной цели можно и не прибегая к автоматизации, а применяя опыт основных мировых практик совершенствования деятельности предприятия, таких как:
- Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов и реинжиниринг
- Стандартизация предприятия в соответствии со стандартами ISO 9001-2008
- Теория ограничений по локализации «узких мест» на производстве
- «Бережливое производство» KAIDZEN, 5S, SMED, Kanban. Принцип «выравнивания» производства
- и другие…
Но решение каждой конкретной задачи предприятия – это всегда комплексный подход, который состоит из 2-х частей:
- Административная составляющая
- Автоматизация
И хочется обратить особое внимание, что:
- Для получения эффекта от проектов административного характера также может потребоваться автоматизация
- Отсутствие административной составляющей часто не дает нужно эффекта. Нельзя выходить на вариант «автоматизация ради автоматизации»
Поэтому, выбранная фирма-внедренец должна являться фирмой-аналитиком, фирмой-аудитором, фирмой-автоматизатором и добрым другом
Для того, чтобы автоматизация не воспринималась как «безумные» затраты, всегда необходимо пользоваться принципом «разумной достаточности», чтобы затраты на получение информации не превышали ее ценности!
Если вы хотите узнать больше об автоматизации, рассказать о своем опыте или прислать ссылку на интересную статью, проект или блог, пишите:
Ekaterina@prominfo.org