Автоматизация - умные инвестиции или безумные затраты?

Автоматизация - умные инвестиции или безумные затраты?

«Измеряй все доступное измерению и делай доступным все недоступное ему»
Галилео Галилей

Уважаемые читатели, с первых же фраз поясню: термин «автоматизация» в заголовке статьи обозначает автоматизацию ведения учета и связанных с ним бизнес-процессов.

Прежде чем начать считать расходы на автоматизацию и анализировать  ее результат, давайте попытаемся понять, что означает термин «автоматизация» и как его интерпретируют разные сотрудники предприятия:

  • С точки зрения IT-службы:
    - это установка программного обеспечения на рабочие места пользователей, с помощью которого будет собираться, храниться и анализироваться разного рода информация: остатки по складскому учету,  перечень договоров на согласовании, маршруты по движению автотранспорта, бухгалтерский баланс и так далее.
  • Для рядовых исполнителей
    - это дополнительная нагрузка по вводу информации в систему и исключение возможности «вуалирования» проблем на рабочих местах.
  • Для инициатора этого процесса (чаще всего топ-менеджера) 
    - это улучшение бизнес-процессов предприятия, повышение эффективности, оптимизация затрат и возможность получения «правдивой» информации для принятия решений, желательно совпадающей с реальным состоянием дел.
  • Для собственника
    - это дополнительные затраты, которые позволят сделать компанию лучше, а в дальнейшем увеличить прибыль.

Значение слова «автоматизация» для линейных руководителей 
– это большая красная кнопка на экране компьютера, с помощью которой можно получить полный анализ деятельности подразделения, и дополнительный «напряг» при внедрении, чтобы заставить людей вносить информацию в программу.

Значение слова «автоматизация» для «правильного внедренца» - это:

  • Очень подробное обследование бизнес-процессов клиента, относящихся к предметной области, для понимания принципов его работы;
  • Аудит бизнес-процессов на соответствие действующему законодательству и нахождения «дырок и нестыковок» в процессах;
  • Подбор наиболее подходящего программного продукта для автоматизации бизнес-процессов и анализ соответствия его бизнес-процессу клиента;
  • Настраивание оптимальных бизнес-процессов по предметной области (в том числе изменение организационной структуры, корректировка должностных обязанностей, обучение сотрудников  работе в новом регламенте, получение актуальных данных по предметной области из программного продукта).

В связи с тем, что понимание термина «автоматизации» у разных групп сотрудников предприятия различное, то соответственно разные цели будут преследоваться и разные результаты будут ожидаться.

К осознанию необходимости автоматизации предприятие может идти не один год… Потому что:

«Считать - дороже, чем не считать.
Если не считать - может стать меньше.
Если считать – больше может не стать»

Теперь перейдем к основному вопросу, вынесенному в заголовок статьи: Автоматизация - это «умные» инвестиции или «безумные» затраты.

Не открою тайны, если скажу, что все зависит от цели, которую преследует предприятие, начиная автоматизацию. Чаще всего предприятие ждет от автоматизации правильно и качественно выстроенных бизнес-процессов, что поможет в дальнейшем более эффективно управлять предприятием.

Просчитать эффект от вложения денег и окупаемость проекта по автоматизации, не понимая какого результата необходимо добиться, практически невозможно. Если же цель достаточно очевидна, то проведя даже не слишком глубокий функционально-стоимостной анализ бизнес процессов, которые будут участвовать в автоматизации, можно достаточно точно просчитать выгоды и период окупаемости проекта.

Даже если предприятие не может четко сформулировать цель, то выяснить направление, в котором оно хочет двигаться с помощью автоматизации или причину автоматизации, фирма-внедренец должна выяснить перед внедрением программного продукта:


Поэтому в зависимости от стратегических целей, предприятие будет менять направление своего развития и задачи автоматизации тоже будут меняться.

В следующей таблице приведены примеры связей целей предприятия с задачами, которые поможет решить автоматизация:


Очевидно, что приобретение и установка выбранного программного продукта не приведет к достижению цели предприятия.

Кроме того, добиться  конкретной цели можно и не прибегая к автоматизации, а применяя опыт основных мировых практик совершенствования деятельности предприятия, таких как: 

  • Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов и реинжиниринг
  • Стандартизация предприятия в соответствии со стандартами ISO 9001-2008 
  • Теория ограничений по локализации «узких мест» на производстве
  • «Бережливое производство» KAIDZEN, 5S, SMED, Kanban. Принцип «выравнивания» производства
  • и другие…

Но решение каждой конкретной задачи предприятия – это всегда комплексный подход, который состоит из 2-х частей:

  • Административная составляющая
  • Автоматизация

И хочется обратить особое внимание, что:

  • Для получения эффекта от проектов административного характера также может потребоваться автоматизация
  • Отсутствие административной составляющей часто не дает нужно эффекта. Нельзя выходить на вариант «автоматизация ради автоматизации»

Поэтому, выбранная  фирма-внедренец должна являться фирмой-аналитиком, фирмой-аудитором, фирмой-автоматизатором и добрым другом

Для того, чтобы автоматизация не воспринималась как «безумные» затраты, всегда необходимо пользоваться принципом «разумной достаточности», чтобы затраты на получение информации не превышали ее ценности!

Array
(
    [AUTHOR_PHOTO] => Array
        (
            [ID] => 79
            [TIMESTAMP_X] => 2018-05-13 22:30:37
            [IBLOCK_ID] => 35
            [NAME] => Фото автора
            [ACTIVE] => Y
            [SORT] => 10
            [CODE] => AUTHOR_PHOTO
            [DEFAULT_VALUE] => 
            [PROPERTY_TYPE] => F
            [ROW_COUNT] => 1
            [COL_COUNT] => 30
            [LIST_TYPE] => L
            [MULTIPLE] => N
            [XML_ID] => 
            [FILE_TYPE] => 
            [MULTIPLE_CNT] => 5
            [TMP_ID] => 
            [LINK_IBLOCK_ID] => 0
            [WITH_DESCRIPTION] => N
            [SEARCHABLE] => N
            [FILTRABLE] => N
            [IS_REQUIRED] => N
            [VERSION] => 1
            [USER_TYPE] => 
            [USER_TYPE_SETTINGS] => 
            [HINT] => 
            [PROPERTY_VALUE_ID] => 560
            [VALUE] => 1054
            [DESCRIPTION] => 
            [VALUE_ENUM] => 
            [VALUE_XML_ID] => 
            [VALUE_SORT] => 
            [~VALUE] => 1054
            [~DESCRIPTION] => 
            [~NAME] => Фото автора
            [~DEFAULT_VALUE] => 
            [DISPLAY_VALUE] => Загрузить
            [FILE_VALUE] => Array
                (
                    [ID] => 1054
                    [TIMESTAMP_X] => 13.05.2018 22:33:23
                    [MODULE_ID] => iblock
                    [HEIGHT] => 193
                    [WIDTH] => 180
                    [FILE_SIZE] => 24896
                    [CONTENT_TYPE] => image/jpeg
                    [SUBDIR] => iblock/422
                    [FILE_NAME] => 2901d9cd-fda9-4333-bc4f-dab85d8b44d8.jpg
                    [ORIGINAL_NAME] => 2901d9cd-fda9-4333-bc4f-dab85d8b44d8.jpg
                    [DESCRIPTION] => 
                    [HANDLER_ID] => 
                    [EXTERNAL_ID] => 55d4a5e2a3691307e410c8d4360acbc2
                    [~src] => 
                    [SRC] => /upload/iblock/422/2901d9cd-fda9-4333-bc4f-dab85d8b44d8.jpg
                )

        )

    [AUTHOR_TEXT] => Array
        (
            [ID] => 80
            [TIMESTAMP_X] => 2018-05-13 22:30:37
            [IBLOCK_ID] => 35
            [NAME] => Описание автора
            [ACTIVE] => Y
            [SORT] => 20
            [CODE] => AUTHOR_TEXT
            [DEFAULT_VALUE] => Array
                (
                    [TEXT] => 
                    [TYPE] => HTML
                )

            [PROPERTY_TYPE] => S
            [ROW_COUNT] => 1
            [COL_COUNT] => 30
            [LIST_TYPE] => L
            [MULTIPLE] => N
            [XML_ID] => 
            [FILE_TYPE] => 
            [MULTIPLE_CNT] => 5
            [TMP_ID] => 
            [LINK_IBLOCK_ID] => 0
            [WITH_DESCRIPTION] => N
            [SEARCHABLE] => N
            [FILTRABLE] => N
            [IS_REQUIRED] => N
            [VERSION] => 1
            [USER_TYPE] => HTML
            [USER_TYPE_SETTINGS] => Array
                (
                    [height] => 200
                )

            [HINT] => 
            [PROPERTY_VALUE_ID] => 561
            [VALUE] => Array
                (
                    [TEXT] => <p>
 <b><i>Шпильченко Екатерина,</i></b> <br>
	 руководитель отдела <br>
	 консалтингового сопровождения <br>
	 компании "ПромИнфоКонсалт"<br>
 <b class="small">автор этого письма</b>
</p>
                    [TYPE] => HTML
                )

            [DESCRIPTION] => 
            [VALUE_ENUM] => 
            [VALUE_XML_ID] => 
            [VALUE_SORT] => 
            [~VALUE] => Array
                (
                    [TEXT] => 

Шпильченко Екатерина,
руководитель отдела
консалтингового сопровождения
компании "ПромИнфоКонсалт"
автор этого письма

[TYPE] => HTML ) [~DESCRIPTION] => [~NAME] => Описание автора [~DEFAULT_VALUE] => Array ( [TEXT] => [TYPE] => HTML ) [DISPLAY_VALUE] =>

Шпильченко Екатерина,
руководитель отдела
консалтингового сопровождения
компании "ПромИнфоКонсалт"
автор этого письма

) [BOTTOM_TEXT] => Array ( [ID] => 81 [TIMESTAMP_X] => 2018-05-13 22:44:34 [IBLOCK_ID] => 35 [NAME] => Нижний текст [ACTIVE] => Y [SORT] => 30 [CODE] => BOTTOM_TEXT [DEFAULT_VALUE] => Array ( [TEXT] => [TYPE] => HTML ) [PROPERTY_TYPE] => S [ROW_COUNT] => 1 [COL_COUNT] => 30 [LIST_TYPE] => L [MULTIPLE] => N [XML_ID] => [FILE_TYPE] => [MULTIPLE_CNT] => 5 [TMP_ID] => [LINK_IBLOCK_ID] => 0 [WITH_DESCRIPTION] => N [SEARCHABLE] => N [FILTRABLE] => N [IS_REQUIRED] => N [VERSION] => 1 [USER_TYPE] => HTML [USER_TYPE_SETTINGS] => Array ( [height] => 200 ) [HINT] => [PROPERTY_VALUE_ID] => 562 [VALUE] => Array ( [TEXT] => <p> Если вы хотите узнать больше об автоматизации, рассказать о своем опыте или прислать ссылку на интересную статью, проект или блог, пишите:  </p> <a href="http://info@prominfo.org/" target="_self"> <p> Ekaterina@prominfo.org </p> </a> [TYPE] => HTML ) [DESCRIPTION] => [VALUE_ENUM] => [VALUE_XML_ID] => [VALUE_SORT] => [~VALUE] => Array ( [TEXT] =>

Если вы хотите узнать больше об автоматизации, рассказать о своем опыте или прислать ссылку на интересную статью, проект или блог, пишите: 

Ekaterina@prominfo.org

[TYPE] => HTML ) [~DESCRIPTION] => [~NAME] => Нижний текст [~DEFAULT_VALUE] => Array ( [TEXT] => [TYPE] => HTML ) [DISPLAY_VALUE] =>

Если вы хотите узнать больше об автоматизации, рассказать о своем опыте или прислать ссылку на интересную статью, проект или блог, пишите: 

Ekaterina@prominfo.org

) )

Все новости